#tipsvanfreek: 9 tips om klachten over je facturen te voorkomen

19 juni 2018
geschreven door freek.

De facturen vliegen bij jou de mail uit. Goed teken, maar merk je dat je wel eens klachten binnen krijgt over je facturen? Klanten die te laat betalen omdat ze de factuur zijn kwijtgeraakt of te onduidelijk vonden. Dat wil je natuurlijk niet. Voorkom klachten met deze 9 tips.

Tip 1. Zorg dat je informatie volledig is

De fiscus stelt een aantal eisen aan de inhoud van een factuur. Dit lijstje kun je gebruiken om ervoor te zorgen dat je factuur altijd volledig is:

  • naam en adres van je bedrijf
  • inschrijfnummer bij de Kamer van Koophandel
  • btw-nummer
  • factuurdatum
  • factuurnummer
  • naam en adres van je opdrachtgever
  • leverdatum van geleverde goederen of diensten
  • prijzen exclusief btw
  • btw-tarief dat je hanteert;
  • btw-bedrag;
  • uiteindelijke totaalbedrag.

Tip 2: Voldoe aan voorwaarden van je opdrachtgever

Jouw opdrachtgever kan aanvullende eisen stellen waaraan de factuur moet voldoen. Vraag hiernaar, bij voorkeur nog vóór je met de klus aan de slag gaat. Waar moet je aan denken? Een opdrachtnummer, een eventuele specificatie van werkzaamheden, de manier waarop de opdracht beschreven staat = en de juiste contactpersoon. Wanneer er nog belangrijke informatie ontbreekt, kan je opdrachtgever dit aangrijpen om de betaling aan jou nog even uit te stellen.

Tip 3: Specificatie van je kostenposten

Veel bedrijven willen een specificatie van je kostenposten. Wees daarom zo specifiek mogelijk op je factuur. Vermeld de uren die je in rekening brengt, de materiaalkosten, de onkosten die je gemaakt hebt en eventuele branchespecifieke kosten zoals milieutoeslagen en belasting. Opdrachtgevers snappen daardoor beter hoe een totaalbedrag tot stand is gekomen en dat leidt uiteindelijk tot minder irritatie.

Tip 4: Zorg dat het totaalbedrag goed zichtbaar is

Is het bedrag dat op je rekening is gestort te laag? Waarschijnlijk was je factuur dan niet duidelijk genoeg. Zorg dat het totaalbedrag altijd in één oogopslag zichtbaar is. Maak deze getallen vet en schroef het formaat van je lettertype iets op. Zo voorkom je bijvoorbeeld dat een bedrag zonder btw wordt overgemaakt en je dus alsnog achter een deel van je geld aan moet.

Tip 5: Houd het simpel

Neem naast het te betalen bedrag je hele factuur onder de loep. Hoe duidelijk staat alles omschreven? Niet iedereen kan even goed uit de voeten met de Nederlandse taal. Het is belangrijk de communicatie zo simpel mogelijk te houden. Zet niet meer informatie dan nodig op de factuur, gebruik korte zinnen en vermijd moeilijke woorden.

Tip 6: Uiterste betaaldatum

Een betaaltermijn van 14 dagen voor particulieren en 30 dagen voor bedrijven zijn gangbare deadlines in Nederland. Sluit ook hier elke mogelijkheid tot verwarring uit. Vermeld een exacte datum waarop het nog openstaande bedrag moet zijn overgemaakt. Zo’n uiterste datum is namelijk een stuk duidelijker dan de zin: betalen binnen 30 dagen.

Tip 7: Gebruik een IDEAL-link

Je vraagt je klant om snel te betalen. Maak het hem daarom zo makkelijk mogelijk. Zo kun je tegenwoordig een iDEAL-linkje op je digitale factuur zetten. Je opdrachtgever hoeft nu alleen nog maar te klikken om bij het betaalscherm van zijn bank te komen en zo het nog openstaande bedrag over te maken.

Tip 8: Vraag naar het juiste e-mailadres

Hoor je vaker dat je factuur niet is aangekomen? Dan belandt die waarschijnlijk niet altijd in de juiste mailbox. Gebruik voor het versturen van de factuur liever niet het algemene info-adres of het persoonlijke account van je contactpersoon. Waarom? Grote kans dat je factuur verloren gaat in de berg mailtjes. Vraag vooraf of er een aparte mailbox voor de financiële correspondentie is en mail je factuur voortaan naar dit mailadres.

Tip 9: Werk met freelance freek.

Een foutje is snel gemaakt. Zeker wanneer je steeds meer facturen de deur uit moet doen. Maak je die nog steeds op in Excel? Dan wordt het hoog tijd dat je kennismaakt met freek., want dan kun je freelancen met gemak! als je je inschrijft bij freek., kun je starten als freelancer zonder administratieve zorgen en met een volledige focus op wat je écht leuk vindt. freek. neemt namelijk jouw administratie over. hij verstuurt een factuur naar jouw opdrachtgever(s) en maakt jouw salaris over.

Voor dit artikel is de volgende bron gebruikt: MT, 24 mei 2018