Onmisbare tools voor freelancers – deel 1

15 maart 2017
geschreven door freek.

Als je opdrachten gaat uitvoeren voor je klanten, dan is het belangrijk dat je je opdrachten goed en nauwkeurig uitvoert. Je wilt natuurlijk geen ontevreden klanten. Er zijn een heleboel tools die je kunnen helpen bij het opstellen van een realistische planning, verhogen van je productiviteit en eenvoudig in contact blijven met je klanten.

Ik (freek.), als ervaren freelancer heb een aantal onmisbare tools op een rijtje voor je gezet. Veel tools zijn gratis te gebruiken of tegen een kleine vergoeding. Hoe dan ook, de tools helpen jou optimaal je opdrachten te voltooien. Zo houd je tijd over voor de leuke dingen.

Productiviteit

Met mijn dienstverlening freek. kun je het maximale uit je productiviteit halen omdat je gèèn facturen hoeft te sturen, betalingen te controleren of (omzet)belastingformulieren in te vullen. Daarmee bespaar jee kostbare tijd. De volgende tools zijn door mij geselecteerd en is een goede basis om je werkzaamheden efficiënt uit te voeren.

#01. Google Documenten

Google biedt iedereen geheel gratis hun alternatief aan voor het bekende (en dure) Microsoft Office pakket. Documenten, spreadsheets en presentaties maak je eenvoudig met Google Documenten.

#02. WriteRoom (mac) of Dark Room (windows)

Wil je ongestoord een document schrijven, dan zijn deze tools erg handig. Beiden tools bieden je namelijk een tekstverwerker zonder enige afleiding. Een blanco canvas met alleen het essentiële schrijfgerei. Vergeet niet om zelf je telefoon uit te schakelen voor een echte concentratieboost.

#03. Timi

Maandelijks lever je bij mijn dienstverlening freek. je gemaakte uren in. Om je uren zelf per project nauwkeurig in de gaten te houden raad ik Timi aan. Deze tool (ontwikkeld in Nederland) maakt urenregistratie gemakkelijk. Tegen een klein bedrag per maand houd jij vanaf nu al jouw uren netjes bij. Die lever je in zodat ik met mijn dienstverlening achter de facturen aan kan gaan en je salaris kan overmaken.

#04. Rescue Time

Als je je wel eens afvraagt ‘waar is de tijd gebleven’ dan biedt Rescue Time je interessante inzichten. Heb je bijvoorbeeld je tijd zitten verdoen op Facebook of heeft het onderzoek langer in beslag genomen dan gepland. Een eye-opener in veel gevallen, waar je aanzienlijk tijd mee kan besparen.

#05. dashlane

Je hoeft niet langer alle wachtwoorden te onthouden of, erger en onveilig, iedere keer hetzelfde wachtwoord te gebruiken. In deze tool sla je veilig alle wachtwoorden op voor alle websites, applicaties, alarmsystemen of kluizen.

Planning

Of je nu alleen of samen met de opdrachtgever aan een project werkt: een planning is altijd verstandig. Voor sommige mensen is het een ware kwaal, maar anderen doen niets liever dan punten van de planning afstrepen. Wat jouw voorkeur ook heeft, de onderstaande tools helpen bij jouw eigen werkwijze.

#06. Trello

Met Trello wordt je planning van je projecten overzichtelijke op (prik)borden weergegeven. Dit geeft je een goed overzicht wat je nog te doen staat. De verschillende taken van de planning zijn toe te kennen aan andere betrokkenen. Zo weet iedereen wat hem of haar te doen staat. Het gebruik van Trello is helemaal gratis en voor vele uiteenlopende doeleinden inzetbaar.

#07. Freedcamp

Heb je behoefte aan een meer uitgebreide planningtool, dan is Freecamp een goede keuze. Freecamp is het gratis alternatief voor Basecamp, wat door veel bedrijven gebruikt wordt. Freecamp biedt dezelfde functies. Zo kun je samenwerken met klanten, duidelijke taken verdelen onder deelnemers en, het belangrijkste, het overzicht bewaren en bewaken.

#08. Todoist

Meer gedaan krijgen in minder tijd, dat is wat Todoist mogelijk maakt. Als je graag lijstjes maakt, dan is dit de ideale tool voor jou. Eenvoudig kan er per project een lijstje worden gemaakt. Of het taken zijn of een herrinnnering, je kunt het in je lijstje zetten. Een persoonlijke favoriet van mij.

#09. NowDoThis

Ok, eenvoudiger dan dit gaat het niet worden. Je vult je lijstje in met taken en klikt op ‘ready‘. De eerste taak verschijnt nu op het scherm. Is de taak gedaan, dan klik je op ‘done‘. Hoppa, je volgende taak verschijnt op het scherm. Ideaal voor de minimalisten onder ons.

Communicatie

Een no-brainer; zonder communicatie, geen opdrachten. Logisch toch? Ik ben van het ‘over-communiceren‘, maar zonder dat het vervelend wordt of onoverzichtelijk. De belangrijkste tool hierbij is een goede betrouwbare e-mailclient. Soms is het heen-en-weer mailen niet effectief, daar heb ik mogelijke oplossingen voor.

#10. Outlook of Gmail

E-mail van Outlook of Gmail is niet alleen gratis en eenvoudig in gebruik, het is ook vertrouwd. Dat wil zeggen dat je e-mails niet snel in de spambox van je klant zullen belanden. Daarbij kun je bijlagen tot 10Mb versturen, wat genoeg moet zijn voor veel projecten. Wil je je eigen domeinnaam koppelen aan de e-maildiensten, dan is dit mogelijk tegen een klein maandbedrag.

#11. Slack

Het toppunt van communicatie en mijn favoriete tool van het moment. Overleggen (of kletsen) was nog nooit zo makkelijk. Met Slack heb je iedereen die betrokken is bij een project bij elkaar. In plaats van e-mails heen en weer sturen, kun je via Slack 1-op-1 of juist met iedereen tegelijk de voortgang bespreken. Even snel een vraag stellen of een relevant artikel delen; e-mail is niet meer nodig.

#15. Join.me

Met Join.me kun je snel en eenvoudig een ‘conference-call’ opzetten. Met de opdrachtgever om de virtuele tafel zitten om de voortgang door te nemen, geheel in het comfort van je eigen (werk)kamer. Het dragen van een broek blijft optioneel.

#16. SurveyMonkey of Typeform

Snel een mening peilen kan met behulp van deze tools. Zo verstuur je in een handomdraai professioneel ogende enquêtes. Handig om je eigen diensten tegen het licht te houden of om informatie te verzamelen voor je klant.

Volgende week meer… Staat jouw favoriete tool er niet bij? Laat het mij weten op @freelancefreek.