Voldoet jouw administratie aan de eisen van de Belastingdienst?

22 juni 2017
geschreven door freek.

De Belastingdienst vraag zzp’ers in algemene zin een goede administratie bij te houden. Dit is natuurlijk niet zo concreet. Als zzp’er, of als je er over nadenkt om zzp’er te worden, vraag je jezelf vast wel eens af aan welke eisen je administratie moet voldoen. Deze heb ik voor jou op een rijtje gezet.

1. Houd je inkomsten en uitgaven bij

De Belastingdienst wil na kunnen gaan of je alles netjes bijhoudt, bijvoorbeeld qua inkomsten en uitgaven. Dit is van belang, zodat inspecteurs van de Belastingdienst inzicht kunnen krijgen in het financiële wel en wee van je onderneming. Het hebben van een overzichtelijk inkomsten- en uitgaven document is niet alleen in het voordeel van de Belastingdienst. Het zorgt er ook voor dat jij als zzp’er weet wat erin komt en eruit gaat. De juiste beslissingen maak je immers met overzichtelijke financiële gegevens.

De Belastingdienst stelt twee concrete eisen aan de zzp-administratie. Deze moet duidelijk zijn voor:

– Je eigen bedrijfsvoering: je behoort inzicht te hebben in de kosten, omzet en winst;
– Het invullen van de btw- en IB-aangiften: indien een administratie ontbreekt wordt er een schatting gemaakt. Als je het hier niet mee eens bent moet je het tegendeel bewijzen, vanwege de ‘omgekeerde bewijslast’.

2. Houd rekening met 9 onderdelen

De Belastingdienst eist dat een zzp-administratie uit de volgende negen gegevens moet bestaan die iets zeggen over de onderneming:

– Kasadministratie en kassabonnen (ook kladaantekeningen);
– Financiële aantekeningen (zoals het inkoop- en verkoop);
– Tussentijds gemaakte controleberekeningen;
– Ontvangen facturen en kopieën van verzonden facturen;
– Bankafschriften;
– Contracten, overeenkomsten en andere afspraken;
– Agenda’s en afsprakenboeken;
– Correspondentie;
– Software- en databestanden.

3. Denk aan je bewaarplicht

Als zzp’er heb je de plicht om belangrijke documenten uit de administratie zeven jaar te bewaren. Dit zijn:

– Grootboek;
– Debiteurenadministratie;
– Crediteurenadministratie;
– Voorraadadministratie;
– In- en verkoopadministratie;
– Loonadministratie (indien van toepassing).

Let op: voor onroerende zaken geldt een uitgebreide bewaarplicht van tien jaar.

4. Ook je facturen moeten aan eisen voldoen

Als zzp’er is het belangrijk om nauwkeurig met je facturen om te gaan. Maar wist je dat er een aantal duidelijke eisen aan deze facturen verbonden zijn?

– De factuur moet voldoen aan 12 verplichte onderdelen, waaronder je naam, adres, KvK-nummer en dergelijke;
– Het moet duidelijk zijn dat de factuur daadwerkelijk door de genoemde afzender is verstuurd;
– Als de Belastingdienst je factuur wilt controleren, moet je duidelijk kunnen maken wat er met de factuur is gebeurd vanaf de bestelling tot aan de betaling en archivering.

5. Check de btw-eisen door de Belastingdienst

Uit de zzp-administratie moet duidelijk blijken hoeveel btw je dient te betalen of wat je aan de andere kant mag ontvangen. De volgende gegevens dien je per tijdvak bij te houden in de administratie:

– Verkoopfacturen;
– Inkoopfacturen;
– Uitgaven;
– Ontvangsten;
– Privégebruik van goederen en diensten.

Voor het nieuwsbericht is gebruik gemaakt van de bron: ZZP Barometer, 22 juni 2017.

Met freek. heb jij geen zorgen over je administratie

Zoals je ziet is het bijhouden van de zzp-administratie een tijdrovende klus. En dan moet je ook nog voldoen aan de eisen van de Belastingdienst. Met de dienstverlening van freek. heb jij geen zorgen over je administratie. freek. neemt jouw administratie graag uit handen. Zo kan jij je richten op wat je echt leuk vindt. Benieuwd naar het gemak van freek.? Neem contact op voor meer informatie.